Bài 1: Quản lí dự án và phần mềm quản lí dự án
Chuyên đề 1: Phần mềm quản lý dự án (GanttProject)
Mục tiêu cần đạt
- Hiểu rõ khái niệm dự án, các đặc trưng cơ bản (tính tạm thời, mục tiêu duy nhất, giới hạn nguồn lực) và vòng đời dự án (Khởi động -> Lập kế hoạch -> Thực thi -> Giám sát -> Đóng dự án).
- Nắm vững vai trò then chốt của công tác Quản lý dự án (Project Management) và tam giác ràng buộc (Phạm vi - Thời gian - Chi phí).
- Làm quen với giao diện chuẩn của phần mềm quản lý dự án GanttProject: Biểu đồ Gantt, Danh sách công việc, Thanh thực đơn và Bảng thuộc tính dự án.
- Thực hiện thành thạo thao tác khởi tạo dự án mới, thiết lập lịch làm việc (Weekend, ngày nghỉ lễ) và lưu tệp dự án định dạng .gan.
1. Kiến thức trọng tâm & Kỹ thuật cốt lõi
Tam giác vàng Quản trị dự án
- Phạm vi (Scope): Toàn bộ khối lượng công việc và sản phẩm cần bàn giao.
- Thời gian (Time): Hạn chót hoàn thành và tiến độ từng giai đoạn.
- Chi phí/Ngân sách (Cost): Kinh phí và nguồn lực tài chính, con người.
- Nguyên tắc: Thay đổi một đỉnh tam giác sẽ tác động trực tiếp đến hai đỉnh còn lại và chất lượng (Quality).
Không gian làm việc GanttProject
- Task Table (Bên trái): Bảng nhập danh mục công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời lượng.
- Gantt Chart (Bên phải): Biểu đồ thanh ngang trực quan hóa tiến độ theo dòng thời gian (Timeline).
- Resource Chart: Biểu đồ theo dõi phân bổ nhân sự và tải công việc.
2. Hướng dẫn thực hành từng bước chi tiết
Mở GanttProject -> Chọn menu Project -> New -> Nhập tên dự án (ví dụ: 'Xây dựng Website Kỷ yếu lớp 12A1'), tên tổ chức và mô tả mục tiêu dự án.
Trong cửa sổ thiết lập dự án -> Chọn thẻ Calendar -> Đánh dấu các ngày nghỉ cuối tuần (Saturday, Sunday) hoặc bỏ tích thứ Bảy nếu có làm việc -> Thêm các ngày nghỉ lễ quốc gia.
Vào Project -> Save As (Ctrl + S) -> Chọn thư mục lưu trữ và lưu tệp dưới dạng .gan (GanttProject File) để dễ dàng cập nhật tiến độ sau này.
3. Nhiệm vụ tự luyện / Vận dụng sáng tạo
Khởi tạo một tệp dự án GanttProject mới cho kế hoạch 'Tổ chức Giải bóng đá học sinh THPT' với thời gian bắt đầu từ thứ Hai tuần tới, thiết lập ngày làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu.
4. Câu hỏi củng cố & Luyện tập nhanh
4 câu trắc nghiệmCâu 1 Đặc điểm cơ bản nào sau đây phân biệt một 'Dự án' (Project) với một hoạt động vận hành thường nhật (Operations)?
Câu 2 Tam giác quản lý dự án truyền thống (Project Management Triangle) gồm 3 yếu tố ràng buộc cốt lõi nào?
Câu 3 Phần mở rộng mặc định của tệp lưu trữ dự án trong phần mềm GanttProject là gì?
Câu 4 Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) biểu diễn tiến độ công việc dưới dạng trực quan nào?